Privacyverklaring  

Versie  1.2 – 01/12/2020

Tobania hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy. Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en te verwerken in strikte overeenstemming met de wet en ervoor te zorgen dat u over de recentste informatie beschikt.

Het doel van deze privacyverklaring is om u volledig te informeren en uit te leggen hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en opslaan. De contractuele bepalingen die wij met u zijn overeengekomen, blijven ongewijzigd. Mogen wij u vragen even de tijd te nemen om deze privacyverklaring te lezen, zodat u weet hoe wij met privacy omgaan. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, zoals uitgelegd in Hoofdstuk 6 van deze verklaring.

Op onze website maken wij gebruik van cookies waarin bepaalde gegevens worden bijgehouden. Voor meer informatie hierover kunt u onze Cookieverklaring lezen. Voor een beschrijving van de voorwaarden die van toepassing zijn op uw gebruik van deze website, kunt u onze Gebruiksvoorwaarden lezen.

1. Waar gaat deze privacyverklaring over? 

A. Wat betekent 'verwerking van uw gegevens' en wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Onder 'verwerking' wordt verstaan een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Tobania NV, met maatschappelijke zetel te 1853 Strombeek-Bever, Romeinsesteenweg 564 bus 4, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens waarvan zij de verwerking noodzakelijk acht.

Dit betekent dat wij de partij zijn waarbij u en de toezichthoudende autoriteiten (bijvoorbeeld de Gegevensbeschermingsautoriteit) terechtkunnen met alle vragen over de manier waarop Tobania uw gegevens gebruikt.

Onder 'verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming wordt verstaan de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of de andere instantie die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, zoals hierboven beschreven. Tobania is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

B. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is relevant voor:

• klanten, onderaannemers, kandidaten, potentiële klanten, bezoekers van de website van Tobania, enz. die geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen zijn;
• alle andere geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen die betrokken zijn bij een transactie met Tobania als vertegenwoordigers van onze klanten, onderaannemers, potentiële klanten, kandidaten enz., of het nu gaat om natuurlijke personen dan wel rechtspersonen (bijvoorbeeld bedrijfsdirecteuren, agenten, wettelijke vertegenwoordigers of andere contactpersonen).

C. Op welke gegevens heeft deze privacyverklaring betrekking?

De gegevens waarop deze privacyverklaring betrekking heeft, zijn persoonsgegevens, d.w.z. alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u of uit andere bronnen verzamelen.

Wij kunnen verschillende persoonsgegevens van u verzamelen in de loop van uw contacten met Tobania:

• identificatiegegevens: uw naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, foto, rekeningnummer, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres, gezinssamenstelling, studies/opleidingen, arbeidsverleden, referenties, kwalificaties, ...;
• gegevens met betrekking tot uw gedrag en gewoontes bij het gebruik van de websites van onze gelieerde ondernemingen of onze eigen websites.

Wij kunnen ook persoonsgegevens van u verzamelen uit andere bronnen (bijv. informatie over uw professionele kwalificaties zoals die op LinkedIn of op andere bronnen zijn gepubliceerd). In dat geval informeren wij u binnen een redelijke termijn over de betrokken categorieën van persoonsgegevens en de bron daarvan, en verstrekken wij u ook de andere informatie in deze privacyverklaring.

2. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Om onze websites en onze diensten te verbeteren;
• Om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen (klanten, leverancier, ...);
• Om onze diensten aan te prijzen (inclusief het versturen van promotionele berichten over onze producten en diensten);
• Om onze zakelijke relatie te onderhouden, waarbij u een gebruiker van onze website, een klant of een kandidaat bent;
• Voor wervingsdoeleinden;
• Om de gegevens van kandidaten te bewaren en om toekomstige vacatures aan te kondigen;
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving of een gerechtelijk bevel, en om gevolg te geven aan redelijke verzoeken; en 
• Om ons te verdedigen in het geval van een rechtsvordering.

3. Wat is onze rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

A. Algemene informatie over de rechtsgrondslag 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Bij elke verwerking worden alleen de gegevens verwerkt die relevant zijn voor het beoogde doel.

Over het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken:

• in het kader van precontractuele stappen of de uitvoering van een contract;
• om te voldoen aan alle wet- en regelgeving die op ons van toepassing is;
• om redenen die verband houden met de legitieme belangen van Tobania, d.w.z. de vrijheid om te ondernemen, informatiebeveiliging, het opsporen en voorkomen van fraude en direct marketing. Wanneer wij dit soort verwerking uitvoeren, streven wij er altijd naar om het evenwicht te bewaren tussen dit legitieme belang en de bescherming van uw privacy. Wij gebruiken geen persoonsgegevens indien de gevolgen voor u zwaarder wegen dan ons belang (tenzij u daarmee instemt of tenzij u anderszins daartoe verplicht bent op grond van wet- en regelgeving); of
• wanneer wij uw (expliciete) toestemming hebben verkregen.

B. Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden

U kunt ons persoonsgegevens van uzelf verstrekken wanneer u deelneemt aan een wervingsproces (bijvoorbeeld wanneer u op onze jobsite solliciteert). In dat geval verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van precontractuele stappen. 

Als u bij ons solliciteert en we hebben niet direct een vacature voor u, uis het onze intentie om uw persoonsgegevens te bewaren voor andere vacatures die u zouden kunnen interesseren. Als we contact met u opnemen voor andere vacatures, kunt u ons aanvullende relevante informatie over uzelf geven (bijvoorbeeld het soort werk waarin u geïnteresseerd bent, uw recentste werkervaring of uw kwalificaties). We bewaren deze extra input om de informatie die we over u hebben accuraat en up-to-date te houden, zodat we u op elk moment vacatures kunnen aanbieden die zo nauw mogelijk aansluit bij uw vaardigheden en voorkeuren. Om dezelfde reden kunnen we ook informatie bewaren die u openbaar verstrekt (bijvoorbeeld door uw LinkedIn-profiel bij te werken). We slaan nooit gevoelige informatie over u op. In dit geval is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor ons legitieme belang als IT-consultancybedrijf met als corebusiness het beoordelen van kandidaten en het koppelen van kandidaten aan de interessantste vacatures. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat wij uw persoonsgegevens op deze manier verwerken. U kunt uw bezwaar indienen door te mailen naar privacy@tobania.be. 

Wij kunnen ook persoonsgegevens van u verzamelen uit andere bronnen (bv. informatie over uw professionele kwalificaties zoals die op LinkedIn of op andere bronnen zijn gepubliceerd). Ook in dit geval is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor ons legitieme belang als IT-consultancybedrijf. U hebt echter het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door te mailen naar privacy@tobania.be.

C.Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u direct-marketingmateriaal te sturen, inclusief uitnodigingen voor evenementen die wij organiseren. In dat geval is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor ons legitieme belang als commerciële onderneming, aangezien wij ons moeten promoten als aanbieder van producten en diensten en als werkgever. U hebt het recht om u af te melden voor dergelijke direct marketing of om uw voorkeuren aan te passen.

4. Hoe beschermen wij uw gegevens? 

Wij hebben een passende beveiliging voor de bescherming van persoonsgegevens geïmplementeerd in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen. Zo willen wij voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens of deze verwerken, wijzigen of verwijderen.

Wij willen u erop wijzen dat geen enkele beveiligingsmaatregel 100% veiligheid kan garanderen.

Ook u hebt een belangrijke rol te spelen bij de bescherming van uw persoonsgegevens. U moet bijvoorbeeld voldoende sterke wachtwoorden kiezen en u mag nooit de aanmeldgegevens voor uw account (gebruikersnaam en wachtwoord) delen.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze doorgegeven?

A. Algemene informatie over de toegang tot en doorgifte van uw gegevens

De personen die bevoegd zijn om toegang te krijgen tot uw gegevens worden specifiek gekozen, afhankelijk van hun functie.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan elk van de volgende derden, indien nodig voor het doel:

• klanten in het kader van een wervingsproces of uitzendwerk;
• bedrijven die bedrijfsondersteunende diensten leveren als verwerker voor Tobania (bijvoorbeeld: de leverancier van ons kandidatenvolgsysteem, ons externe sociaal secretariaat);
• uw werkgever (indien relevant);
• regelgevende en toezichthoudende autoriteiten;
• juridische en professionele adviseurs;
• andere bedrijven in de Tobania-groep.

Wij gaan gegevensverwerkingsovereenkomsten aan met bedrijven die uw gegevens namens ons verwerken, om te verzekeren dat uw gegevens even goed worden beveiligd en vertrouwelijk worden behandeld. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Als deze verwerkers in de VS zijn gevestigd, zullen wij controleren of ze deelnemen aan het EU-VS-privacyschild, of hun beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen afdoende genoeg zijn en, als dat niet het geval is, of ze een ander systeem voor de doorgifte van gegevens hebben geïmplementeerd, zoals modelcontractbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften.

B.Toegang tot en doorgifte van uw gegevens wanneer wij deze verwerken voor wervingsdoeleinden

Als wij voor u een vacature in gedachten hebben waarbij u niet rechtstreeks voor onze klanten werkt, zullen we uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan specifieke leden van ons HR-team en aan managers of teamleden van onze relevante afdelingen. 
Als we voor u een vacature in gedachten hebben waarbij u wel rechtstreeks voor een van onze klanten werkt, kunnen we uw persoonsgegevens ook aan de betrokken klant doorgeven. Echter, in dit geval (i) geven we alleen persoonsgegevens door die relevant zijn voor de beoordeling van uw sollicitatie door de klant en (ii) doen we dit alleen met uw toestemming. 

C. Toegang tot uw gegevens wanneer wij deze verwerken voor marketingdoeleinden

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden, zullen wij deze alleen bekendmaken aan specifieke leden van ons marketingteam en, indien van toepassing, aan externe partijen die marketinggerelateerde diensten leveren. In het laatste geval zullen wij met die dienstverleners gegevensverwerkingsovereenkomsten aangaan.

6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

A.Algemene informatie over bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de verwerkingsdoeleinden waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld. Wij zullen uw persoonsgegevens op passende en veilige wijze verwijderen wanneer wij ze niet langer nodig hebben. Wij bepalen de juiste bewaartermijn rekening houdend met de gevoeligheid van uw persoonsgegevens, het doel waarvoor ze zijn verzameld en de wettelijke vereisten.

Wij bewaren basisinformatie over onze klanten en leveranciers tot 10 jaar na afloop van het contract, en dit om juridische, fiscale, aansprakelijkheids- en nalevingsdoeleinden. In specifieke gevallen kan het nodig zijn om deze gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld in geval van een juridisch geschil.

Voor meer informatie over ons dataretentiebeleid kunt u contact opnemen met privacy@tobania.be.

B. Bewaartermijn wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor wervingsdoeleinden

Als u voor ons gaat werken, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang u een contract met ons hebt en gedurende een redelijke termijn daarna om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. 

Als we persoonsgegevens over u verwerken voor wervingsdoeleinden terwijl u niet voor ons werkt, proberen we de informatie die we over u hebben accuraat en up-to-date te houden, zodat we u op elk moment een baan kunnen aanbieden die zo nauw mogelijk aansluit bij uw vaardigheden en voorkeuren. Wij bewaren geen persoonsgegevens over u die irrelevant zijn geworden en/of niet meer up-to-date zijn.  Als we onze informatie over u al drie jaar niet hebben bijgewerkt, nemen we contact met u op om te vragen of we uw informatie nog mogen bewaren. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat wij uw persoonsgegevens op deze manier verwerken. U kunt uw bezwaar indienen door te mailen naar privacy@tobania.be. We verwijderen uw gegevens dan zo snel mogelijk en in ieder geval binnen één maand. Nadat u bezwaar hebt gemaakt, zullen wij uw gegevens niet meer verwerken noch opnieuw contact met u opnemen voor wervingsdoeleinden tot u uw voorkeuren wijzigt of tot u weer bij ons solliciteert.

Als u solliciteert naar een baan bij ons en wij u niet in dienst nemen, bewaren wij toch bepaalde gegevens over uw sollicitatie gedurende een redelijke termijn teneinde om te gaan met eventuele discussies met betrekking tot uw sollicitatie. 

C.Bewaartermijn voor de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden

Wij bewaren uw gegevens slechts gedurende de periode die nodig is voor onze marketingdoeleinden of totdat u ons vraagt om uw gegevens te verwijderen.

7. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming zullen wij redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date zijn. Daarom verzoeken wij u ons op de hoogte te stellen van elke wijziging in uw gegevens.

U hebt het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren en deze te laten corrigeren of wissen zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of u kunt de verwerking ervan laten beperken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze verwerking voor directmarketingdoeleinden. Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens voordat u uw toestemming introk.

U hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en om deze gegevens zonder toestemming van ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (gegevensoverdraagbaarheid). Dit recht is echter onderworpen aan beperkingen en voorwaarden.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u ons uw ondertekende en gedateerde verzoek sturen. Wees zo accuraat mogelijk bij het formuleren van verzoeken:

• Per gewone post naar:
  Tobania NV
  Romeinsesteenweg 564 bus 4, 1853 Brussel 
• Per e-mail naar privacy@tobania.be

Indien wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij u vragen om uw identiteit aan te tonen. Wij zullen zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek reageren op uw verzoek.

Als u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, hebt u het recht om contact op te nemen met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Wij raden u echter aan om eerst contact met ons op te nemen, zodat we een snelle oplossing voor het meningsverschil kunnen proberen te vinden.

De contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit 
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België 
Tel.: +32 2 274 48 00 
E-mailadres: contact@apd-gba.be

8. Hoe kan ik op de hoogte blijven van wijzigingen in deze privacyverklaring?

In een veranderende wereld waar de technologie nooit stilstaat, kan het nodig zijn deze privacyverklaring te wijzigen. Wij nodigen u uit om de recentste versie van deze privacyverklaring online te bekijken.

9. Contactgegevens

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Tobania: privacy@tobania.be.