Deze tendensen zorgen ervoor dat het vandaag meer dan ooit belangrijk is om binnen je organisatie controle te hebben over je digitale dienstverlening. Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan natuurlijk. In de praktijk duiken er bijvoorbeeld regelmatig vragen op over het beheer van producten en diensten:  

• Wie is er weer verantwoordelijk voor dit product? 
• Wie kan me informeren over de correctheid ervan? 
• Wie dient de gegevens aan te passen indien nodig? 
• En welke collega heeft welke toegangsrechten tot welke applicaties? 

Gevolg: er is veel intern mailverkeer, je krijgt te kampen met een gebrek aan overzicht en je stapelt gegevens op die niet geüpdatet zijn. Zo verliezen uiteindelijk ook de burger en je interne medewerkers tijd en overzicht. 
 

Producten- en dienstencatalogus (PDC) als antwoord

De Producten- en dienstencatalogus biedt een antwoord op de vraag om klantgerichter en efficiënter te werken. Zo draagt de online catalogus het beheer van een groot aanbod aan producten en diensten organisatiebreed uit. 

De catalogus vormt één centrale authentieke bron waarin jouw medewerkers alle producten en diensten kunnen beheren en verrijken met metadata (bv. info zoals de productverantwoordelijke, locaties en digitale acties ter afhandeling). 

Je medewerkers kunnen hier, elk volgens hun eigen expertise en de daaraan gekoppelde rechten, de nodige informatie per product ingeven. Dankzij de Producten- en dienstencatalogus is er geen fragmentatie van informatie binnen de organisatie. Bovendien kunnen alle medewerkers de burger te allen tijde van uniforme, kwaliteitsvolle en up-to-date informatie voorzien.

Om het beheer in een toegankelijke omgeving beschikbaar te stellen aan alle medewerkers, werd de productencatalogus ontwikkeld als een Microsoft O365 SharePoint-site. Deze omgeving is vaak al vertrouwd, toegankelijk, robuust en eenvoudig te integreren. 
 

Centraal koppelen via Public Connector 

Om alle informatie uit de PDC op een gebruiksvriendelijke en betrouwbare wijze tot bij je burgers te krijgen, kan je vanuit de productencatalogus je informatie publiceren. 

Alle gepubliceerde informatie wordt vervolgens automatisch via onze Public Connector service bus centraal via REST API endpoints beschikbaar gesteld. Van hieruit kan deze gestructureerde data eenvoudig geïntegreerd worden in toepassingen naar keuze. 

We integreerden zo onze productencatalogus onder andere in onze eigen cms eGo (publieke website) en op SharePoint (intranetwebsite). Het is uiteraard mogelijk deze te integreren in andere applicaties en via andere leveranciers. Wij stellen alle informatie immers centraal beschikbaar op een gestructureerde manier. 
 

Op je website, intranet of andere applicaties

Dankzij de koppeling van een centrale authentieke bron (backoffice) via een centrale integratie-laag (middleware), kan je al jouw productinfo simultaan en automatisch up-to-date houden op elke denkbare presentatie-laag (vb. eigen cms, Office-omgeving, eigen MidOffice of back-end-applicatie). 

Kies je ervoor om je website via ons cms eGo op te bouwen en te connecteren met de Producten- en dienstencatalogus? Dan geniet je het voordeel van een kant-en-klare integratie die extra gebruiksgemak biedt. Zo voorzien wij ook enkele datastromen (vanuit ons cms) die de Productencatalogus voeden met relevante info (vb. webformulieren en locaties met fysieke dienstverlening). 

Zo maakt je de cirkel sluitend: 

• Mogelijkheid tot het centraal beheren van authentieke productdata via een midoffice-applicatie (SharePoint) die decentrale opvolging en input mogelijk maakt. 
• Mogelijkheid tot het centraal beheren van authentieke organisatiedata via het cms eGo (locaties met fysieke dienstverlening en webformulieren). 
• Automatische ontsluiting van componenten via middleware (Public Connector) zodat alle product- en organisatiedata via API’s uitgewisseld kan worden. 

En heb je volgende <voordelen>

• 1 authentieke bron voor al jouw producten en diensten
• Uniform en nauwkeurig
• Organisatiebreed
• Real-time koppeling naar jouw website
• Koppelingen via open middleware op andere systemen
• 24/7 beschikbaar

 

Benieuwd?

Voor deze oplossing wonnen we samen met het lokaal bestuur Puurs-Sint-Amands de Publica Award in de categorie ‘Technologie’.  

Benieuwd hoe Tobania ook jouw organisatie kan helpen om een klantgerichte, digitale dienstverlening op te zetten? 

Lees dan zeker de use case van Puurs-Sint-Amands. Hier lichten we de concrete werking van de oplossing binnen het bestuur toe. Zo krijg je een unieke inkijk in hoe je via de productencatalogus efficiëntiewinst kan boeken en een uniforme en kwaliteitsvolle dienstverlening kan garanderen.