“Onderzoek heeft uitgewezen dat burgers zo’n tool om documenten te beheren enorm op prijs stellen” stelt Luc Van Tilborgh, Program Manager bij FOD BOSA. “Veiligheid staat daarbij voor hen centraal”.
Vandaag zijn er al meer dan een miljoen Belgen die hun akkoord hebben gegeven om zoveel mogelijk documenten via hun eBox te ontvangen. 

Luc Van Tilborgh 

Luc Van Tilborgh werkt intussen al 15 jaar bij de federale overheid. Hij startte zijn professionele carrière bij Fedict, dat door een fusie werd opgenomen in FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA). Deze overheidsdienst is hét federale expertisecentrum voor domeinen zoals HR, budget en begroting, boekhouding, digitale transformatie, overheidsopdrachten en beleids- en organisatieondersteuning. 

Binnen het directoraat-generaal “Digitale Transformatie” is Luc de verantwoordelijke van het domein “Procesgerichte toepassingen” (Dit domein staat onder meer in voor e-Box, intelligente invulformulieren en portaaltoepassingen zoals Police-on-web. Al deze toepassingen worden gerealiseerd in nauwe samenwerking met betrokken overheden zoals FOD Financiën, FOD Justitie, de Federale Pensioendienst, de Kruispuntbank, Sociale Zekerheid, de Politie en authentieke bronnen zoals het Rijksregister en de KBO. Specifiek voor eBox ging BOSA ook een nauwe samenwerking aan met de RSZ, die instaat voor de eBox-partners. 

Sinds enkele jaren is Tobania de hoofdleverancier van al deze portaalapplicaties. “Deze vlotte samenwerking is essentieel voor ons”, stelt Luc. “Alle componenten zoals CSAM, het Federal Authentication System, het Federal Service Platform en PGA-toepassingen moeten we eenvoudig op elkaar kunnen afstemmen. Bovendien moeten deze diensten naadloos samenwerken met de diensten van andere overheden én met partners uit de privésector”. 

Je bankapplicatie raadplegen  

“Deze nieuwe portaaltoepassing biedt jou als burger een centrale plaats om al je overheidsdocumenten te ontvangen. Je dient enkel naar jouw eBox te surfen om al je documenten op te halen. Of het nu gaat over fiscale attesten, informatie over je pensioen of documenten van lokale overheden zoals steden en gemeenten, eBox centraliseert alle officiële communicatie tussen de burger en de Belgische overheid via een beveiligde elektronische brievenbus. Op dit moment zijn er al meer dan 60 overheden aangesloten die documenten via eBox naar de burgers sturen. En de lijst wordt elke maand groter”, vertelt Luc.  
 
“Bovendien kunnen ook privébedrijven zich aansluiten op e-Box”. Dienstenleverancier TrustO is hiervan een mooi voorbeeld. Zo kunnen gerechtsdeurwaarders dankzij TrustO digitaal aangetekende brieven versturen via e-Box”, gaat Luk verder.  

Al blijft het niet bij TrustO alleen. Ook steeds meer banken sluiten zich aan bij eBox om hun documenten eenvoudig naar de klant te sturen. In de toekomst zal je bijvoorbeeld vanuit je bankapplicatie toegang krijgen tot alle officiële bankdocumenten. Dat is nu al het geval voor Bpost Bank, Doccle en KBC. Ook de Vlaamse “Mijn Burgerprofiel”-toepassing doet mee.  

Sprintjes trekken met Tobania  

Samen met andere leveranciers en federale dienstverleners beaamt Luc dat Tobania van wanten weet als het op de ontwikkeling van procesgerichte toepassingen aankomt. “Zij hebben een sterk team van ontwikkelaars klaarstaan. Die produceerden in sprints van drie weken telkens een vernieuwde eBox-versie. En dit tot het volledig goed zat.”   

In de laatste jaren vernieuwde Tobania op deze wijze heel wat portaaltoepassingen zoals Police-on-Web. De consultants implementeerden een volledig nieuwe architectuur die onder meer toelaat om snel en veilig nieuwe mobiele toepassingen te bouwen.  

“We werken samen met Tobania op basis van de zogenoemde “MoSCoW”-methode. Zo roepen we werkpakketten af die een combinatie zijn van “Must have”-, “Should have”- en “Could have”-elementen. De “Must have”-elementen zijn een resultaatsverbintenis van Tobania en moeten geleverd worden. De “Should have”-elementen worden ook geleverd wanneer daar in de Agile Way of Working ruimte voor blijkt te zijn. In een volgend werkpakket worden “Should have”-elementen die niet gerealiseerd konden worden dan een “Must have”. Op deze wijze wordt de Agile Way of Working ingebed in de noodzakelijk streng gereglementeerde context van overheidsopdrachten, zonder verlies aan flexibiliteit en controle. 

De samenwerking met de product owners (Bald Herreman en Wouter Van Caneghem) en de architect (Arnaud Reper) is van cruciaal belang om de ontwikkeling van producten zoals eBox vorm te kunnen geven. Zij bewaken namelijk de belangen van de overheid en zorgen dat de kwaliteit van het geleverde resultaat op peil blijft. Om dit te garanderen heeft Tobania voor PGA een volledige “software factory” uitgebouwd, grotendeels gebaseerd op Open Source tools, waardoor een groot deel van het build, unit testing en regression testing werk geautomatiseerd is. 

“Het is deze aanpak die ons de slagkracht heeft gegeven om in Covid-tijden veilige toepassingen voor de ploeg van bevoegd minister De Backer te bouwen. Tobania (en DG DT) mogen daar best fier op zijn.” 

In dialoog met land en gemeente  

De Myebox-toepassing op het federale overheidsportaal is net in een nieuw jasje gestoken. Burgers kunnen nu zelf folders aanmaken om hun documenten te ordenen. Bovendien is er een betere zoekfunctie voorzien. “Ook werkten we aan duidelijke symbolen en instructies. Zo kunnen burgers vanaf nu eenvoudig uitmaken of ze een bepaald document al gelezen hebben of niet en hoe ze het gemakkelijk kunnen bewaren”, zegt Luc.  

“Als burger zal je binnenkort trouwens ook kunnen reageren op de informatie die je ontvangt in jouw eBox . Dat zal de gebruikerservaring en interactiviteit met de overheid drastisch verbeteren. Ten slotte zullen we dit najaar het digitaal aangetekend schrijven uitbreiden. Zo zullen de verzender en de ontvanger een bewijs krijgen van aflevering en van het openen van het document”, besluit Luc.   

Met eBox aan de slag  

Wil je je als overheid aansluiten bij e-Box om eenvoudig te communiceren met je burgers? Dat kan je doen via een portaaltoepassing, door het gebruik van een “REST”ful interface of door tussenkomst van een “Document Service Provider”. Meer informatie vind je hier.