Van Excellijst naar real-time webinformatie 

“Om onze fusie zo vlot mogelijk te laten verlopen, zijn we gestart met een denkoefening: welke producten en diensten bieden wij aan? Welke processen zitten daarachter? En wie levert dit alles aan? Die informatie verwerkten we in Excel”, zegt Koen Van Mol, Expert Communicatie bij Puurs-Sint-Amands. Daarom zochten Koen en zijn collega’s naar een meer beheersbare manier om al die data eenvoudig te verzamelen en de vergaarde kennis organisatiebreed uit te dragen. Meer nog, ze stelden zich de vraag of ze een stapje verder konden gaan en die bijeengesprokkelde informatie konden gebruiken om de website van de gloednieuwe gemeente te voeden. 
 

SharePoint consultancy 

Om dit nieuwe en klantgerichte dienstverleningsconcept op tijd te lanceren, schreef Tobania.Public een Lokale Producten- en Dienstencatalogus (LPDC) uit op maat in de vorm van een SharePoint-site. Die kunnen de gemeentemedewerkers, waaronder productverantwoordelijken en catalogusbeheerders, voortdurend voeden met nieuwe content. Dat maakt het voor de frontoffice-collega’s heel eenvoudig om de burgers te allen tijde te voorzien van uniforme en up-to-date informatie. Om dit alles vlot te laten verlopen, konden de medewerkers terugvallen op de begeleiding van de Tobania-consultants. 
 

Synergie tussen eGo en LPDC

De helpende hand van de Tobians was bovendien ook voelbaar tijdens de opzet van de website van Puurs-Sint-Amands, die eveneens ontwikkeld is op basis van een Tobania.Public-product: het cms-platform eGo. Voor die nieuwe eGo-website werd ontwikkeld, maakte het lokaal bestuur de structuur en de wireframes op. Het baseerde zich daarvoor op een toptakenanalyse en bezoekerscijfers uit Google Analytics. In de strategische fase legden de medewerkers bovendien ook de thematische menustructuur vast die ook gehanteerd wordt in de LPDC. 

Al bleef het niet alleen bij een koppeling van de menustructuur. Ook locaties met een fysieke dienstverlening, e-mailadressen, beleidsinformatie en taakgerichte links kunnen de medewerkers eenvoudig koppelen in de SharePoint-catalogus. De gepubliceerde informatie in de LPDC wordt via de Public Connector servicebus van Tobania real-time ontsloten op de publieke website én op de SharePoint-site van het bestuur. Zo houden we alle productinformatie steeds automatisch up-to-date op alle kanalen, voor burgers en medewerkers. 
 

Werken met authentieke bronnen

De nieuwe manier van werken, waarbij alle productinformatie in één authentieke bron wordt beheerd, kan volgens Koen nu al op heel wat lovende reacties rekenen. “Onze collega’s zijn opgelucht, want ze weten nu waar ze alle correcte informatie kunnen terugvinden en wie er verantwoordelijk is voor welke producten. Foutjes worden veel sneller opgemerkt en gecorrigeerd. Dankzij de automatische publicatie van updates op onze publieke website en het intranet, spaart onze communicatiedienst ook heel wat tijd uit.”  

De productencatalogus is niet de enige “authentieke bron” die via de Public Connector van Tobania werd aangesloten. Zo werd ook de GIPOD-databank van Vlaanderen, die alle wegenwerken bevat, ontsloten op de website. Dankzij deze koppeling beschikken bezoekers op de website automatisch over een gebruiksvriendelijk en up-to-date overzicht van alle hinder op het grondgebied, zonder dat hier manuele tussenkomst van webmasters voor nodig is. 

Het principe om data te gaan halen uit authentieke bronnen heeft duidelijk succes. Een gelijkaardig traject om geo-informatie op te halen van geopunt.be werd al opgestart. “Het principe om data in authentieke bronnen te beheren, en van daaruit centraal te ontsluiten, zal ook in toekomstige projecten gehanteerd worden. Zo behouden we overzicht en controle over de verschillende informatiestromen binnen onze organisatie en kunnen we blijven innoveren en automatiseren”, aldus Koen.

Continu verbeteren en innoveren

“Deze samenwerking was een mooie leerschool voor elke betrokken partij”, laat Koen weten. “Belangrijk om aan te geven is dat we tijdens het project zoveel mogelijk authentieke bronnen hebben gebruikt. Zo kunnen we met zo weinig mogelijk inspanning, zoveel mogelijk aanbieden. Deze tijdswinst geeft ons dan weer de mogelijkheid om ons continu te verbeteren en verder te innoveren.”

“Dankzij interactieve workshops, regelmatige calls en de juiste mensen op de juiste plaats, ontstond er een sterke samenwerking. Ons lokaal bestuur slaagde erin het project goed te leiden. En Tobania.Public schaarde zich voor de volle 100% achter ons. Dat gaf ons telkens opnieuw de “goesting” om voortdurend te groeien en er iets moois van te maken”, besluit Koen.