Inhousekennis  

“Het was aanvankelijk niet de bedoeling om een nieuwe website te bouwen. Een upgrade van het voormalige cms volstond”, zegt Anja D’hooghe, Communicatiecoördinator bij de gemeente Houthulst. Maar van het ene kwam dus het andere: het communicatieteam sloeg de handen in elkaar met Tobania en koos voor een nieuw cms, eGo. “We hebben diverse bedrijven vergeleken en selecteerden uiteindelijk de meest innovatieve speler die met een duidelijke en overzichtelijke offerte rond de tafel kwam zitten. De experten van Tobania hebben voldoende inhousekennis waardoor zij zelf geen beroep moeten doen op externe spelers. Bovendien luisteren ze naar de klant en staan ze voor alles open. Ja, de klik met het team is er”, gaat Anja verder.  
 

Allesomvattende kick-off meeting 

Om de noden van het communicatieteam volledig te begrijpen, plande Tobania een kick-off meeting in. “Bij zo’n vergadering is het heel belangrijk om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. En dat was zeker en vast het geval. Tobania voelde goed aan waar Houthulst naartoe wil. We zijn dan ook heel tevreden met het huidige design. De look-and-feel weerspiegelt onze verwachtingen en is heel vernieuwend. Je ziet dat de experten echt verderbouwen op alle mogelijkheden van het product”, zegt Anja.  
Waarom die meeting zo vlot is verlopen? Simpel. Ze was allesomvattend en goed voorbereid. Van opleidingen tot go-live: alle agendapunten kwamen aan bod en werden bovendien op voorhand doorgestuurd.  

Eenvoudige opleidingen 

Nu zijn Anja en haar team in de opleidingsfase beland. “Dat is altijd een beetje afwachten hé, want tijdens zulke opleidingen komt er een overvloed aan informatie op je af”, laat Anja weten. Tot nu toe verloopt alles weliswaar heel vlot. “De modules zijn eenvoudig te begrijpen en zijn logisch ingedeeld volgens hetzelfde principe. Als je één module begrijpt, kan je je uit de slag trekken met de andere. Bovendien mocht ik altijd al mijn vragen stellen en was er nooit iets te veel. Als ik iets niet begreep, werd alles in verstaanbare taal en met de glimlach uitgelegd.”  
 

De toekomst  

De gemeente Houthulst kende een vlotte opstart van haar cms-project en kijkt nu volop uit naar het verdere verloop. “De go-live van de gemeentelijke website en het intranet is voorzien voor midden maart. In de tussentijd hebben we bovendien intern de vraag gekregen om een derde website te lanceren die focust op het plaatselijke toerisme. Of die helemaal in lijn gaat liggen met de hoofdwebsite of een ander kleedje gaat krijgen, zullen we nog bespreken in de tweewekelijkse sprints met de Tobians ”, besluit Anja.