Déclaration de confidentialité
Version 1.2 - 01/02/2020La protection de votre vie privée est importante pour Tobania. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la loi et à nous assurer que vous disposez des dernières informations.
Le but de cette déclaration de confidentialité est de vous informer entièrement et de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Les dispositions contractuelles que nous avons convenues avec vous restent inchangées. Nous vous invitons à prendre le temps de lire la présente déclaration de confidentialité pour prendre connaissance de la façon dont nous traitons ce sujet. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, comme expliqué au chapitre 6 de la présente déclaration.
Sur notre site Web, nous utilisons des « cookies », c'est-à-dire des témoins de connexion (recordskeepers). Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre déclaration en matière de Cookies. Pour une description des conditions régissant votre utilisation de ce site Web, veuillez consulter les Conditions d'utilisation.
1. Quel est l'objet de cette déclaration de confidentialité ?
A. Qu'entend-on par « traitement de vos données » et qui est le responsable du traitement ?
« Traitement » : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, le verrouillage, l'effacement ou la destruction des données à caractère personnel.
Tobania SA, dont le siège social est situé 1853 Strombeek-Bever, Romeinsesteenweg 564 box 4, est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle juge nécessaire de traiter.
C'est pourquoi nous sommes votre interlocuteur à qui vous devez vous adresser, ainsi que les autorités de contrôle (par exemple l'autorité de protection des données), pour toute question relative à l'utilisation que Tobania fait de vos données.
Le « responsable du traitement », au sens de la législation applicable en matière de protection des données, est la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel comme décrit ci-dessus. Tobania sera le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
B. À qui s'adresse la présente déclaration de confidentialité ?
Les personnes concernées par cette déclaration de confidentialité sont :
- Les clients, sous-traitants, candidats, prospects, visiteurs du site Web, etc. de Tobania qui sont des personnes physiques identifiées ou identifiables.
- Toutes les autres personnes physiques identifiées ou identifiables qui sont impliquées dans toute transaction avec Tobania en tant que représentants de nos clients, sous-traitants, prospects, candidats, etc., qu'il s'agisse de personnes physiques ou morales (par exemple des chefs d'entreprise, agents, représentants légaux ou autres personnes de contact).
C. Quelles sont les données couvertes par la présente déclaration de confidentialité ?
Les données couvertes par la présente déclaration de confidentialité sont des données à caractère personnel, c'est-à-dire toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous ou d'autres sources.
Nous pouvons être amenés à collecter diverses données à caractère personnel vous concernant auprès de vous lorsque vous interagissez avec Tobania :
- données d'identification : vos nom, adresse, date et lieu de naissance, photo, numéro de compte, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse IP, composition du ménage, antécédents scolaires, antécédents professionnels, références, vos qualifications... ;
- les données relatives à votre comportement et à vos habitudes lors de l'utilisation de nos sites Web affiliés ou de nos propres sites Web.
Nous pouvons également recueillir des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources (par exemple, des informations sur vos qualifications professionnelles telles que publiées sur LinkedIn ou sur d'autres ressources). Dans ce cas, nous vous informerons dans un délai raisonnable des catégories de données à caractère personnel concernées et de leur source, ainsi que des autres informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité.
2. Pour quelles finalités vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?
Vos données à caractère personnel peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
• améliorer nos sites Web et nos services ;
• respecter les obligations légales et contractuelles (clients, fournisseurs...) ;
• commercialiser nos services (y compris vous envoyer des messages promotionnels sur nos produits et services) ;
• maintenir notre relation d'affaires, lorsque vous êtes un utilisateur de notre site Web, un client ou un candidat ;
• procéder à un recrutement ;
• conserver les détails du candidat et l'informer des possibilités d'emploi futures ;
• se conformer aux exigences légales, réglementaires et judiciaires et aux demandes raisonnables ; et
• nous défendre en cas d'action en justice.
3. Quelle est notre base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel ?
A. Informations générales sur la base juridique
Nous traitons vos données à caractère personnel pour différentes finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie seront traitées.
En règle générale, nous utiliserons vos données à caractère personnel :
- dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'une démarche précontractuelle ;
- pour nous conformer à toutes les dispositions légales et réglementaires qui nous régissent ;
- pour des raisons liées aux intérêts légitimes de Tobania, à savoir la liberté d'entreprise, la sécurité de l'information, la détection et la prévention de la fraude ainsi que le marketing direct. Lorsque nous effectuons ce type de traitement, nous cherchons toujours à maintenir l'équilibre entre cet intérêt légitime et la protection de votre vie privée. Nous n'utilisons pas de données à caractère personnel lorsque l'impact sur vous l'emporte sur notre intérêt (à moins que vous n'y consentiez ou que vous n’y soyez tenu d’une autre manière pour des raisons de conformité légale et réglementaire) ; ou
- chaque fois que nous avons obtenu votre consentement (explicite).
B. Base juridique lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de recrutement
Vous pouvez nous fournir des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous participez à un processus de recrutement (par exemple, lorsque vous postulez sur notre site de recrutement). Dans ce cas, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de démarches précontractuelles.
Si vous postulez chez nous et que nous n’avons pas dans l’immédiat une offre d’emploi à vous proposer, nous avons l'intention de conserver vos données à caractère personnel pour d'autres offres d'emploi qui pourraient vous intéresser. Si nous vous contactons pour d’autres offres d’emploi, vous pouvez nous donner des informations supplémentaires pertinentes à propos de vous (par exemple, vos préférences concernant le type de travail qui vous intéresse ou votre expérience professionnelle la plus récente ou encore vos qualifications). Nous conserverons ces données supplémentaires en vue de garder les informations que nous détenons à votre propos précises et à jour, afin que nous puissions à tout moment vous présenter les offres d’emploi qui correspondent le plus étroitement possible à vos compétences et à vos préférences. Pour la même raison, il est également possible que nous conservions des informations que vous fournissez publiquement (par exemple, à travers des mises à jour de votre profil LinkedIn). Nous n’enregistrerons jamais d’informations sensibles à votre propos. Dans ce cas, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant que société de conseil en informatique dont l'activité principale consiste à évaluer chaque candidat et à le mettre en relation avec les opportunités d'emploi les plus intéressantes. Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel de cette manière, en envoyant courrier électronique à l’adresse privacy@tobania.be.
Nous pouvons également recueillir des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources (par exemple, des informations sur vos qualifications professionnelles telles que publiées sur LinkedIn ou sur d'autres ressources). Dans ce cas également, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant que société de conseil en informatique et vous avez le droit de vous opposer au traitement en envoyant un courrier électronique à l’adresse privacy@tobania.be.
C. Base juridique du traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing
Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous envoyer du matériel de marketing direct, y compris des invitations à des événements que nous organisons. Dans ce cas, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant qu'entreprise commerciale, car nous avons besoin de nous promouvoir en tant que fournisseur de produits et services et en tant qu'employeur. Vous avez le droit de refuser ce type de marketing direct ou d'ajuster vos préférences.
4. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous avons mis en place un niveau de sécurité adéquat en matière de sécurisation et de protection des données à caractère personnel, conformément à nos obligations légales. Ce faisant, nous voulons empêcher toute personne non autorisée d'accéder aux données à caractère personnel, de les traiter, de les modifier ou de les supprimer.
Nous attirons votre attention sur le fait qu'aucune mesure de sécurité ne peut garantir une sécurité à 100 %.
Vous avez également un rôle important à jouer dans la protection de vos données à caractère personnel. Par exemple, vous devriez choisir des mots de passe suffisamment sécurisés et ne jamais partager vos identifiants de compte (login et mots de passe).
5. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?
A. Informations générales sur l'accès à vos données et leur transfert
Les personnes autorisées à accéder à vos données sont spécifiquement définies en fonction de leur rôle.
Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à l'une des tierces parties suivantes si cela se révèle nécessaire à cette fin :
- aux clients dans le cadre d'un recrutement ou d'un emploi temporaire ;
- aux entreprises qui assurent des fonctions de soutien commercial en tant que sous-traitant pour Tobania (par exemple : le fournisseur de notre système de suivi des candidats, notre prestataire de services de paie externe) ;
- le cas échéant, à votre employeur ;
- aux autorités de réglementation et de contrôle ;
- aux conseillers juridiques et professionnels ;
- à d'autres sociétés du groupe Tobania.
Nous concluons des accords de traitement des données avec des sociétés qui traitent vos données en notre nom afin d'assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. Nous demeurons responsables de ces opérations de traitement. Si ces sous-traitants sont basés aux États-Unis, nous vérifierons s'ils sont membres du bouclier de protection de la vie privée UE/États-Unis et s'ils disposent du niveau de sécurité et de confidentialité requis ou s'ils mettent en œuvre un autre mécanisme de transfert de données, tel que des clauses contractuelles types ou des règles de société contraignantes.
B. Accès et transfert de vos données lorsque nous traitons ces données à des fins de recrutement
Si nous envisageons de faire appel à vous pour un emploi qui n'implique pas de travailler directement pour nos clients, nous ne divulguerons vos données à caractère personnel qu'aux membres dédiés de notre équipe RH et aux responsables ou membres de l'équipe de nos départements concernés.
Si nous envisageons de faire appel à vous pour un emploi qui implique de travailler directement pour nos clients, nous pouvons en outre divulguer vos données à caractère personnel à ces clients, mais (i) nous divulguerons uniquement les données à caractère personnel qui sont pertinentes pour que le client évalue votre candidature et (ii) nous le ferons uniquement avec votre consentement.
C. Accès à vos données lorsque nous traitons ces données à des fins de marketing
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing, nous ne divulguerons ces données qu'aux membres de notre équipe marketing et, le cas échéant, à des parties externes qui fournissent des services liés au marketing. Dans ce dernier cas, nous conclurons des contrats de traitement de données avec ces prestataires de services.
6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
A. Informations générales sur les délais de conservation
Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard des finalités de traitement pour lesquelles vos données ont été collectées. Nous éliminerons vos données à caractère personnel de manière appropriée et sécurisée lorsque nous n'en aurons plus besoin. Nous tenons compte de la sensibilité de vos données à caractère personnel, de la finalité et des exigences légales afin d'utiliser la période de conservation appropriée.
Nous conservons les informations de base sur nos clients et fournisseurs jusqu'à 10 ans à des fins de responsabilité, juridiques, fiscales et de conformité après la fin du contrat. Dans certains cas spécifiques, nous pouvons être amenés à conserver ces données pendant une période plus longue, par exemple en cas de litige juridique.
Pour plus d'informations sur notre politique de conservation des données, veuillez contacter privacy@tobania.be.
B. Période de conservation lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de recrutement ou de ressources humaines
Si vous commencez à travailler pour nous, nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que vous avez un contrat avec nous et pendant une période raisonnable par la suite afin de nous conformer à toute obligation légale.
Si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant à des fins de recrutement alors que vous ne travaillez pas pour nous, nous essayons de garder les informations que nous détenons à votre propos précises et à jour afin de pouvoir vous proposer à tout moment des offres d’emploi qui correspondent le plus étroitement possible à vos compétences et à vos préférences. Nous ne conserverons pas de données à caractère personnel vous concernant qui sont devenues sans importance et/ou obsolètes. Si nous n’avons pas mis à jour nos informations vous concernant pendant trois ans, nous vous contacterons pour vous demander si nous pouvons toujours conserver vos informations. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au fait que nous traitions vos données à caractère personnel de cette manière en envoyant un courrier électronique à l’adresse privacy@tobania.be. Dans ce cas, nous supprimerons vos données dans les plus brefs délais et en tout cas dans le mois. Une fois que vous nous aurez fait part de votre opposition, nous ne traiterons plus vos données et nous ne vous contacterons plus à des fins de recrutement tant que vous n'aurez pas modifié vos préférences ou que vous n'aurez pas postulé de nouveau chez nous.
Veuillez noter que si vous postulez à un emploi chez nous et si nous ne vous engageons pas, nous devrons peut-être conserver certains détails de votre candidature pendant un délai raisonnable afin de régler les questions potentielles liées à votre candidature.
C. Période de conservation lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de marketing
Nous ne conservons vos données que pendant la période nécessaire à nos fins de marketing ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de supprimer vos données.
7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, nous ferons tout notre possible pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont exactes et à jour. Par conséquent, veuillez nous aviser de tout changement dans vos renseignements personnels.
Vous avez le droit de demander l'accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de les faire rectifier ou effacer dans les limites autorisées par la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez vous opposer ou restreindre le traitement de vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En cas de marketing direct, vous pouvez à tout moment vous désinscrire de notre traitement à des fins de marketing direct. Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur votre consentement explicite, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement de ces données avant ce retrait.
Vous avez le droit d'accéder aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans notre consentement (portabilité des données). Ce droit est toutefois soumis à des restrictions et conditions.
En ce qui concerne l'exercice de vos droits, vous pouvez nous envoyer votre demande signée et datée. Veuillez être aussi précis que possible lors de la formulation de vos demandes :
- Par courrier ordinaire à :
Romeinsesteenweg 564 boîte 4, 1853 Bruxelles
- Par courrier électronique à privacy@tobania.be
Si nous avons des doutes quant à votre identité, nous pouvons vous demander de fournir des preuves de celle-ci. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans les quatre semaines suivant la réception de votre demande.
En cas de désaccord concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de contacter l'autorité compétente en matière de protection des données. Cependant, nous vous encourageons à nous contacter d'abord afin de tenter de trouver une solution rapide au différend.
Les coordonnées de l'autorité belge de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, B-1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00
Courrier électronique : contact@apd-gba.be
8. Comment puis-je suivre les changements apportés à la présente politique de confidentialité ?
Dans un monde en évolution, où la technologie ne s'arrête jamais, la présente politique de confidentialité peut faire l'objet de modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version de cette déclaration de confidentialité en ligne.
9. Coordonnées de contact
Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter Tobania : privacy@tobania.be.
