De la liste Excel à l'information web en en temps réel 

« Pour que notre fusion se déroule de la manière la plus fluide possible, nous avons commencé avec un exercice de réflexion : quels produits et services est-ce que nous proposons ? Quels sont les processus qu'il y a derrière ? Et qui s'occupe de tout cela ? Nous avons traité cette information en utilisant Excel », raconte Koen Van Mol, expert en communication à la Ville de Puurs-Sint-Amands. Koen et ses collègues cherchaient donc une méthode plus simple à gérer pour rassembler facilement toutes ces données et diffuser l'information récoltée à travers l'ensemble de l'organisation. De plus, ils se demandaient s'il était possible d'aller plus loin et d'utiliser les informations récoltées pour alimenter le site web de la toute nouvelle administration communale. 
 

Consultance SharePoint 

Pour lancer à temps ce nouveau concept de service orienté client, Tobania.Public a conçu sur mesure un Catalogue de produits et services locaux (CPSL) avec le format d'un site SharePoint. Les employés communaux, y compris les responsables de produit et les gestionnaires de catalogue, peuvent l'alimenter en permanence avec du nouveau contenu. Cela permet aux collègues du front office d'être en mesure de fournir à tout moment des informations uniformes et actualisées aux citoyens. Pour que tout cela se passe en douceur, les employés peuvent compter sur l'accompagnement des consultants de Tobania. 
 

Synergie entre eGo et le CPSL

Le coup de main des Tobians était notable aussi lors de l'installation du  site web de Puurs-Sint-Amands , qui est également développé sur base d'un produit Tobania.Public : la plateforme CMS eGo . Avant que le nouveau site Web eGo soit développé, l'administration locale a créé la structure et les wireframes. Elle a fondé son travail sur une analyse des tâches principales et des chiffres relatifs aux visiteurs de Google Analytics. En outre, les collaborateurs ont aussi fixé dans la phase stratégique la structure thématique de menu également utilisée dans le « LPDC ».

Bien qu'il ne s’agît pas seulement d'un regroupement de la structure de menu. Les collaborateurs peuvent maintenant connecter aisément dans le catalogue SharePoint des lieux avec une prestation physique de services, des adresses e-mail, des informations sur les politiques et des liens orientés sur la mission. Les informations publiées dans le « LPDC » sont débloquées en temps réel via le bus de service Public Connector de Tobania sur le site web public et sur le site SharePoint de l'administration. Ainsi, nous maintenons encore à jour de manière automatique toutes les informations sur le produit sur tous les canaux, pour les citoyens et les collaborateurs. 

 

Travailler avec des sources authentiques

La nouvelle manière de travailler, où toutes les informations sur le produit sont gérées dans une source authentique, peut selon Koen déjà compter sur de nombreuses réactions élogieuses. Voici ce qu’il déclare : « nos collègues sont soulagés, car ils savent maintenant où ils peuvent retrouver toutes les informations correctes, et qui est responsable pour quels produits. Les fautes sont beaucoup plus rapidement remarquées et corrigées. La publication automatique de mises à jour sur notre site Internet public et l’intranet permet d’économiser aussi beaucoup de temps à notre service de communication ». 

Le catalogue de produits ne constitue pas la seule « source authentique » connectée via le Public Connector de Tobania. Ainsi, la banque de données PGIDO de la Flandre, qui contient tous les travaux routiers, a aussi été débloquée sur le site Internet. Cette connexion permet aux visiteurs de posséder automatiquement sur le site web un aperçu convivial et mis à jour de tous les embarras sur le territoire. Ceci ne nécessite pas d’intervention manuelle d’administrateurs de site. 

Le principe consistant à aller retirer des données de sources authentiques connaît un franc succès. Un trajet similaire a déjà été lancé pour chercher des informations géo de geopunt.be. Koen ajoute ceci : « Le principe de gérer des données dans des sources authentiques, et à partir de là déverrouiller de façon centrale, sera aussi utilisé dans des projets futurs. Ainsi, nous conservons un aperçu et un contrôle sur les différents flux d‘informations au sein de notre organisation. Nous pouvons également continuer à innover et à automatiser ».
 

Amélioration et innovation en continu.

Koen fait savoir que « cette collaboration fut un bel apprentissage pour chaque partie concernée ». « Il importe d'indiquer que nous avons utilisé autant de sources authentiques que possible pendant le projet. Nous pouvons de cette manière offrir autant que possible avec le moins d'efforts possible. Ce gain de temps nous donne de nouveau l'opportunité de nous améliorer en permanence et de continuer à innover ».

Koen conclut : « Une forte collaboration est née grâce à des ateliers interactifs, des appels réguliers et les bonnes personnes à la bonne place. Notre administration locale a réussi à mener à bien le projet. De plus, Tobania.Public nous soutient à 100 %. Cela nous a redonné à chaque fois « l’envie » de développer plus et d’en faire quelque chose de beau ».